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綠城中國:電子檔案變革下的“雙向奔赴”

發布時間:2022-06-06人氣:17

轉型背景


隨著專票電子化的持續推進,以及信息技術的不斷發展,企業在數智化轉型過程中的財稅業務流程正在持續重構和優化,電子檔案管理平臺建設成為企業數智化轉型的“標配”。


在試點建設電子檔案管理平臺前,綠城中國電子發票管理存在諸多難點:


1、人工查驗效率低下:全集團月均收票約6.5W張,年均收到約77.5W張票據,電子發票占比高達44%,人工進行防偽查驗效率低下。

2、存在報銷漏洞:打印報銷存在重復風險,人工核實工作量大;報銷單填寫繁瑣易出錯,財務審核工作困難且溝通成本高昂。

3、打印歸檔管理難:電子發票打印歸檔,人工整理裝訂,保存成本高,且電子發票的原件沒有統一保管。

4、檔案查詢利用不便: 電子發票與記賬憑證之間通過人工作業形成關聯關系,極易出錯且不便于后續查詢利用;電子發票與報銷單據及憑證未全流程打通,追溯流程繁瑣。

5、不利于數據共享:綠城中國數智化轉型升級,需要實現數據的線上采集、整合、分析、共享打造數字化管理的基礎底座,而原始財務會計檔案的采集、查閱、分析受客觀條件制約,數據的共享、利用存在瓶頸。



針對電子發票的管理痛點,綠城中國攜手用友,積極致力于構建電子會計檔案一體化管理平臺,探索實現集團電子會計檔案全生命周期的閉環管理,取得了明顯試點工作成效。



解決方案


本次應用電子會計檔案系統將業務流程的集成化作為確保高效管理的前提,保證會計檔案的完整性、關聯性和系統性,實現業務發生、業務處理和歸檔管理的全過程在線控制。解決方案涵蓋費控服務系統、電子會計檔案系統、會計服務系統、稅務服務系統等。



電子發票歸集方案:

電子發票的采集方式主要有綠城發票夾、稅務云微信公眾號兩個入口,涉及的增值稅電子普通發票、增值稅電子專用發票等。

電子發票報銷方案:

綠城中國費控管系統與核算系統通過接口進行無縫對接,經審批后無問題的報賬單經過會計核算自動生成會計憑證入賬,核算系統與發票管理一體化集成,支持發票記賬狀態關聯,回寫憑證號,防止重復記賬,支持取消記賬狀態更新。

電子發票入賬方案:

(1)財務系統總賬憑證記賬后,稅務云發票池的發票狀態更新為已記賬,且憑證號自動傳輸到發票池對應的發票上,便于賬票核實、實現快速認證;


(2)發票池的發票信息包含業務系統名稱、提交人、提交時間、業務單據號、憑證號、發票種類、票面金額、報銷狀態等;


(3)稅務云通過對接國稅局提供的發票認證接口服務實現直連認證,以“智能勾選”替代“手工搜索”,實現賬票快速自動核對、批量認證。

電子發票歸檔方案:

電子會計檔案通過接口自動對接記賬憑證、會計賬簿、財務會計報表、其他會計檔案,可選擇不同的裝冊方式完成裝冊,通過預設的四性檢測對準備歸檔的電子會計檔案進行檢測,檢測通過后可實現一鍵歸檔。



建設成效


在試點工作中,集團建立了電子會計檔案管理規范,完成了檔案采集、整理、移交、保管、借閱、鑒定銷毀等全流程電子化,實現了財務、審計、檔案等部門管理創新,提高了檔案利用效率,有效推動了集團全域數字化建設進程。


圖片


1、實現發票管理模式變革,防范稅務風險。

在已有會計核算系統、影像系統、費控系統、財務共享中心等系統基礎上,增加了電子檔案系統,建立電子發票存儲規范,能夠準確、完整、接受和讀取電子發票及其元數據,完成發票自動查驗。

2、檔案“采、制、存、查”全在線應用。

建立電子會計檔案管理規范,完成檔案采集、整理、移交、保管、借閱、鑒定銷毀等全流程電子化,實現財務、審計、檔案等部門管理創新,提高檔案利用效率,推動集團全域數字化建設進程。

3、全過程線上化可追溯,防范內控風險。

將業務管理規范強化至執行層面,電子類會計資料的自動化控制及全線上流轉;通過電子簽名、水印等多種技術確保檔案的安全有效,全過程可追溯,防范內控風險。

4、提升報銷入賬歸檔效率和員工報銷體驗

業務系統單據無紙化歸檔,提升員工報銷填報效率,提高單據準確度,縮短報銷流程周期,提升財務人員處理效率,節省憑證整理裝訂時間,加快整體效率。



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